MENULIS SURAT APLIKASI KERJA (BAHASA INGGRIS)

Much. Khoiri

Menulis surat aplikasi (lamaran) kerja sebenarnya sederhana, tetapi tidak selalu mudah. Isinya sederhana, tetapi secara teknis tidak sedikit orang yang menghadapi kesulitan untuk menulis surat lamaran kerja yang terbaik, memikat, dan membuat si empunya kerja jatuh hati.

            Meski demikian, Anda dapat mempelajarinya dengan cepat dan praktis. Kunjungi perpustakaan atau pergilah ke toko-toko buku untuk mengakses buku yang berkaitan dengan menulis aplikasi kerja. Banyak contoh dapat Anda cermati dan pelajari secara seksama.

Dari sekian referensi yang ada, Anda mungkin akan segera menyadari bahwa surat lamaran kerja meliputi 5 bagian: pengantar, statemen kualifikasi, alasan ingin kerja dan ketepatannya di posisi kerja,  statemen referensi, dan kesediaan wawancara. 

Pengantar. Pengantar memuat satu atau dua kalimat yang menyatakan bagaimana anda memperoleh informasi tentang lowongan kerja, dan itikad anda untuk mengajukan permohonan berganung.  Pengtar, misalnya, dapat berbunyi demikian: With reference to your advertisement in “The Jakarta Post” dated 26 July 2006, I  would like to be considered for the post of villa maintenance supervisor.

Statemen kualifikasi. Bagian ini memuat kualifikasi yang anda miliki, tidak hanya pendidikan anda, melainkan juga ketrampilan atau kemampuan yang memang anda miliki. Statemen ini lazimnya sangat diperhatikan oleh pewawancara, karena ia dengan mudah dapat mengetahui lebih awal bagaimana kemampuan dan kualifikasi si pelamar. Misalnya, berbunyi: I am 25 years old. I completed my civil engineering from The 10 Nopember Institute of Technology, Surabaya,  in 2005 with GPA of 3.45. After my graduation I worked as a marketing supervisor in PT. Semangka Tanpa-Biji Tbk, but two months ago my contract expired. I also have qualifications in computer, English (spoken and written), and leadership.

Alasan ingin kerja dan ketepatannya di posisi kerja. Alasan memasuki suatu pekerjaan meruapakan poin penting yang dilihat pewawancara, artinya pewawancara dapat melacak apakah si pelamar itu memiliki spirit atau motivasi yang kuat  serta potensi yang tepat sebagaimana yang dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi.  Untuk menunjukkan alasan kerja anda, mungkin anda akan menuklis demikian: I have learned my background education would meet the requirements of the post you offered, and I am sure my prior work experience will be useful for the post. In addition, my qualifications in computer, English (spoken and written), and leadership will certainly support the job.

Statemen referensi.  Pernyataan tentang referensi ini sebenarnya optional, akan tetapi keberadaan referensi sangatlah penting. Pewawancara akan dapat melakukan cek-silang akan pengakuan anda yang tertuang pada surat aplikasi kepada yang memberi referensi. Karena itu, pilihlah orang yang tepat untuk membantu memberikan referensi—mungkin mantan guru anda, mantan atasan anda, atau mantan bos anda. Semakin ternama orang yang memberikan referensi, semakin kuat posisi surat aplikasi anda.

Kesediaan wawancara.  Anda perlu menyempaikan secara sopan dan bijak bahwa anda berterima kasih andaikata diberi kesempatan menjalani wawancara, dank arena itu sediakan waktu seluas-luasnya untuk kepentingan wawancara. Mungkin anda menulis begini:  I would be grateful if you consider this application letter favorably and give me the opportunity for interview. And for your convenience, you may contact me any time you wish.

Kelima bagian ini cenderung berpola tetap kendati pengataan (wording) boleh bervariasi antara individu satu dan individu lain, dan antara pekerjaan satu dan pekerjaan lain.

            Apapun variasi yang akan Anda sukai, Anda seyogianya mempertimbangkan untuk melakukan hal-hal berikut ini:

(1) Menulis surat lamaran dengan komputer atau mesin ketik, kecuali khusus diminta menulisnya dengan tangan. Tulisan tangan menunjukkan kondisi emosional yang menulisnya. Karena itu, perusahaan atau instansi tertentu menuntut seseorang pelamar untuk menuliskan surat aplikasinya dengan tangan, untuk memprediksi secara diri bagaimana sifat atau watak dan kondisi emosional si pelamar.  Jika tidak dituntut demikian, anda seyogianya tetap menuliskan surat aplikasi dengan komputer atau mesin tik. Dengan computer atau mesin tik, tulisan anda paastilah musah dibaca dan dimengerti oleh pewawancara. Ini lebih praktis dan efektif.

(2) Menunjukkan potensi terbaik Anda sehingga Anda-lah yang paling cocok untuk pekerjaan terkait. Surat aplikasi harus memuat potensi terbaik anda, misalnya tentang pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti, pengalaman kerja, pengalaman ornagisasi, ketrampilan, potensi komunikasi, dan sebagainya. Selagi semua itu relevan dengan jenis pekerjaan yang dituju, anda tak usah ragu-ragu untuk menuliskannya di surat aplikasi.

(3) Melampirkan dokumen-dokumen relevan yang diperlukan. Dokumen-dokumen yang relevan, terlebih yang tertulis di curriculum vitae,  memang harus dilampirkan bersama surat aplikasi. Dokumen semacam ini merupakan bukti konkret bahwa anda memiliki kemampuan, ketrampilan, bakat dan minat yang memadai. 

(4) Tidak melakukan kebohongan, baik kemampuan maupun dokumen. Kebohongan adalah sumber malapetaka dalam melamar kerja, karena ia akan berbuntut panjang. Kebohongan hanya akan menyebabkan kerugian besar, yang akhirnya mungkin menyebabkan pewawancara menilainya rendah. Calon karywan yang suka bohong dianggap tidak memiliki integritas.

            Secara praktis, marilah kita perhatikan unsur-unsur yang terdapat dalam struktur surat aplikasi kerja.

1.    Nama dan Alamat pelamar. Nama dan alamat pelamar haruslah ditulis dengan jelas dan komplet, termasuk membubuhkan nomor telepon atau alamat e-mail.

2.    Tanggal pembuatan surat. Bagian ini juga harus ditulis dengan sebenar-benarnya. Tak usah dilambat-lambatkan, apalagi kalau tanpa melihat kalender—tentu menimbulkan akibat yang tak diinginkan.

3.    Nama dan alamat tujuan. Nama yang dituju, mungkin, Human Resources Development Manager, atau Personnel Manager, atau langsung Director. Alamatnya juga harus dicantumlan dengan benar dan jelas.

4.    Salutasi (salam hormat).  Salam hormat lazimnya berupa Dear Sir/Madam, Dear Ms….., Dear Miss…., Dear Mr…….

5.    Paragrap pembuka. Paragrap pembuka (pengantar)  mendeskripsikan sumber lowongan kerja dan keinginan anda mengajukan permohonan kerja.

6.    Isi/tubuh surat lamaran (kualifikasi, alasan ingin kerja dan ketepatan diri, referensi dan lampiran, kesediaan wawancara

7.    Paragrap penutup. Paragrap penutup ini berisi harapan untuk memperoleh jawaban yang menggembirakan, dank arena itu juga mengucapkan terima kasih.

8.    Subskripsi (salam).  Kalau dalam surat berbahasa Indonesia, salam bisa berbunyi “hormat kami/saya”. Dalam bahasa Inggris, salam ini biasanya berbunyi yours sincerely atau yours faithfully

9.    Tandatangan

Perhatikan bagaimana unsur-unsur di atas tercakup di dalam model surat lamaran kerja berikut ini.

Model Surat Lamaran Kerja

Versi bahasa Inggris

Bondet Bargowo

Jln. Sang Kancil Gembul V/25

Surabaya 6000

Phone: 031-7007007

28 July 2006

HRD Manager

PT. Timun Perkasa Tbk.

Jln. Kebun Buah Manis 125

Surabaya 5000

Dear Sir/Madam:

            With reference to your advertisement in “The Jakarta Post” dated 26 July 2006, I  would like to be considered for the post of villa maintenance supervisor.

            I am 25 years old. I completed my civil engineering from The 10 Nopember Institute of Technology, Surabaya,  in 2005 with GPA of 3.45. After my graduation I worked as a marketing supervisor in PT. Semangka Tanpa-Biji Tbk, but two months ago my contract expired. I have learned my background education would meet the requirements of the post you offered, and I am sure my prior work experience will be useful for the post. In addition, my qualifications in computer, English (spoken and written), and leadership will certainly support the job.

            For your consideration, I herewith enclose the copies of my diploma and transcript, Curriculum Vitae, a testimonial from the director of PT Semangka Tanpa-Biji Tbk., recent photograph, and few other documents.

            I would be grateful if you consider this application letter favorably and give me the opportunity for interview. And for your convenience, you may contact me any time you wish.

            Looking forward to hearing from you soon, I would sincerely thank you very much.

Yours faithfully,

Bondet Bargowo

Model Surat Lamaran Kerja

versi Bahasa Indonesia

Bondet Bargowo

Jln. Sang Kancil Gembul V/25

Surabaya 6000

Telepon: 031-7007007

28 Juli 2006

HRD Manager

PT. Timun Perkasa Tbk.

Jln. Kebun Buah Manis 125

Surabaya 5000

Dengan hormat,

            Merujuk iklan Bapak/Ibu di harian “The Jakarta Post” tertanggal 26 Juli 2006, saya sangat ingin dipertimbangkan untuk diterima dalam pekerjaan sebagai villa maintenance supervisor.

            Saya berusia 25 tahun sekarang. Saya menyelesaikan studi di bidang teknik sipil dari Universitas Negeri Surabaya pada tahun 2002 dengan IPK: 3.25. Setelah wisuda saya langsung bekerja sebagai marketing supervisor pada PT. Semangka Tanpa-Biji Tbk, tetapi dua bulan lalu kontrak kerja saya telah habis. Sementara itu, saya telah mempelajari, bahwa latar-belakang pendidikan saya akan dapat memenuhi persyaratan pekerjaan yang Bapak/Ibu tawarkan, dan saya yakin bahwa pengalaman kerja sebelumnya akan sangat bermanfaat untuk menghadapi pekerjaan baru. Sebagai tambahaqn, kualifikasi saya di bidang komputer, bahasa Inggris (lisan dan tulis), dan kepemimpinan tentu saja akan sangat mendukung pekerjaan tersebut.

            Untuk bahan pertimbangan, dengan ini saya lampirkan fotokopian ijazah dan transkrip, curriculum vitae, surat referensi dari direktur PT Semangka Tanpa-Biji Tbk., pas foto terbaru, dan dokumen-dokumen lain.

            Saya akan sangat berterima-kasih bilamana Bapak/Ibu berkenan mempertimbangkan surat lamaran saya ini dan meluangkan kesempatan kepada saya untuk wawancara.  Untuk kepentingan ini, silakan Bapak/Ibu menghubungi saya kapan pun selagi Bapak/Ibu berkenan.

            Sembari menunggu berita gembira dari Bapak/Ibu sesegera mungkin, saya dengan tulus menghaturkan terima kasih sebanyak-banyaknya.

Hormat saya,

Pemohon,

Bondet Bargowo

Penutup

            Demikian paparan sederhana bagaimana menulis surat aplikasi kerja. Yang diperlukan bukan hanya memahami dengan baik bagaimana cara membuat surat aplikasi, melainkan juga kemauan untuk melatih diri membuat surat aplikasi yang terbaik.

            Menulis surat aplikasi termasuk langkah awal menuju proses selanjutnya dalam mencari kerja. Surat aplikasi yang baik, karena itu, merupakan persiapan yang matang seseorang dalam memasuki dunia kerja.  Meski demikian, surat aplikasi yang baik sekaligus juga harus ditindaklanjuti dengan langkah selanjutnya, yakni wawancara kerja. Dan surat aplikasi adalah pintu gerbang pertama apakah seorang pelamar kerja berhak memperoleh kesempatan untuk menghadiri wawancara.***

BAHAN BACAAN

David J. Schwartz. 1996. Berpikir dan Mejadi Sukses (Terj. Anton Adiwi-

yoto). Jakarta: Binarupa Aksara.

Florence Littauer. 1996. Personality Plus (Terj. Anton Adiwiyoto). Jakarta:

 Binarupa Aksara.

F.W. King dan D. Ann Cree. 1962. English Business Letters. Essex, England:

 Longman.

G. Whitehead dan D.H. Whitehead. 1982. Pitman Business Correspondence.

Jakarta: Binarupa Aksara.

Herpinus Simanjuntak. 1997. English for Applicants and Interviews. Jakarta:

Visipro.

Krisana Kritmanorote. 1998. .Maju Meraih Puncak Sukses. Jakarta: Pustaka

 Delapratasa.

Sumarliah, Eli dkk. 2003. English for Career and Business. Jakarta: Indonesian

Education Management Institute (IEMI).